Khách hàng của Hrvalu là công ty Nhật cần tuyển sale admin như mô tả sau:

Tóm tắt công việc:

Chúng tôi đang tìm kiếm Nhân viên Quản lý Hợp đồng có trình độ và kinh nghiệm để quản lý hỗ trợ thương mại và hậu cần cho việc phân phối thiết bị hệ thống nhà máy điện. Ứng viên trúng tuyển sẽ chịu trách nhiệm xử lý các hoạt động xuất nhập khẩu, phối hợp với nhà cung cấp và cơ quan chính phủ, cũng như thực hiện các quy trình thực hiện hợp đồng và dịch vụ khách hàng. Vai trò này rất cần thiết để đảm bảo tuân thủ, giao hàng đúng hạn và hỗ trợ thương mại chuyên nghiệp trong một ngành công nghiệp có yêu cầu cao về mặt kỹ thuật.

Trách nhiệm chính:

Hoạt động xuất nhập khẩu:

• Quản lý chứng từ xuất nhập khẩu đầu cuối cho thiết bị và phụ tùng (hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, CoO , BL, tờ khai hải quan, v.v.)
• Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần và đại lý hải quan để đảm bảo thông quan thuận lợi và kịp thời
• Theo dõi lịch trình vận chuyển, chủ động giải quyết các vấn đề và cập nhật cho các bên liên quan về tình trạng giao hàng
• Đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của Việt Nam và các tiêu chuẩn thương mại quốc tế áp dụng cho thiết bị nhà máy điện

Quản lý thương mại và hợp đồng:

• Chuẩn bị báo giá, hợp đồng thương mại và các tài liệu liên quan đến bán hàng phối hợp với Nhóm bán hàng và Kỹ thuật
• Theo dõi và theo dõi đơn hàng của khách hàng, mốc giao hàng và lịch trình thanh toán
• Phối hợp với khách hàng, nhà cung cấp và các nhóm nội bộ để đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc thực hiện đơn hàng
• Chuẩn bị chứng từ thanh toán
• Hỗ trợ thực hiện hợp đồng và dịch vụ sau bán hàng, bao gồm bảo hành và tài liệu khiếu nại

Phối hợp nội bộ:

• Liên lạc với các nhóm Kế toán, Kỹ thuật và Bán hàng để biết lịch trình nhập khẩu, tình trạng hàng tồn kho và nhu cầu của dự án
• Cập nhật hệ thống Công ty với dữ liệu lô hàng và bán hàng, và tạo báo cáo định kỳ
• Đảm bảo tính chính xác của tài liệu để hỗ trợ kiểm toán và bàn giao hàng hóa

Job Summary:

We are looking for a qualified and experienced Contract Administration Staff to manage commercial and logistics support for power plant system equipment distribution. The successful candidate will be responsible for handling import/export activities, coordinating with suppliers and government authorities, as well as do the contract execution and customer service processes. This role is essential in ensuring compliance, timely delivery, and professional commercial support in a technically demanding industry.

Key Responsibilities:

Import-Export Operations:

• Manage end-to-end import/export documentation for equipment and spare parts (commercial invoices, packing lists, CoO, BL, customs declarations, etc.)
• Coordinate with logistics service providers and customs brokers to ensure smooth and timely custom clearance
• Monitor shipping schedules, proactively resolve issues, and update stakeholders on delivery status
• Ensure full compliance with Vietnamese regulations and international trade standards applicable to power plant equipment

Commercial and Contract Administration:

• Prepare quotations, commercial contracts, and sales-related documents in coordination with the Sales and Technical Groups
• Track and follow up on customer orders, delivery milestones, and payment schedules
• Coordinate with customers, suppliers, and internal teams to ensure accuracy and timeliness in order fulfilment
• Prepare payment documents
• Support contract execution and after-sales service, including warranty and claims documentation

Internal Coordination:

• Liaise with Accounting, Engineering, and Sales Groups for import schedules, inventory status, and project needs
• Update Company system with shipment and sales data, and generate periodic reports
• Ensure documentation accuracy to support audits and Goods handovers

Yêu cầu:

• Bằng cử nhân chuyên ngành kinh doanh quốc tế, Logistics, Ngoại thương hoặc lĩnh vực liên quan
• 3–5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và hoạt động thương mại, ưu tiên trong lĩnh vực phân phối điện, năng lượng hoặc thiết bị công nghiệp
• Kiến thức sâu rộng về thủ tục thông quan, Incoterms 2020 và giấy phép của chính phủ đối với thiết bị kỹ thuật
• Thành thạo tiếng Anh (cả nói và viết); từ vựng kỹ thuật là một lợi thế
• Thành thạo Microsoft Office; kinh nghiệm với hệ thống quản lý hậu cần được ưu tiên
• Chú ý đến chi tiết, có tổ chức tốt và có khả năng quản lý các lô hàng có giá trị cao, nhạy cảm về thời gian
• Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ và khả năng làm việc hiệu quả trong một nhóm đa chức năng và đa quốc gia

Những lợi ích:

• Mức lương cạnh tranh và tiền thưởng theo hiệu suất
• Bảo hiểm và chế độ phúc lợi đầy đủ theo luật lao động Việt Nam
• Cơ hội làm việc với các nhà cung cấp quốc tế và khách hàng công nghiệp lớn
• Đào tạo tại chỗ và phát triển chuyên môn về hậu cần, quy trình thương mại và điều phối dự án

Requirements:

• Bachelor’s degree in international business, Logistics, Foreign Trade, or a related field
• 3–5 years of working experience in import/export and commercial operations, preferably in power, energy, or industrial equipment distribution
• Strong knowledge of customs clearance procedures, Incoterms 2020, and government licensing for technical equipment
• Fluent in English (both written and verbal); technical vocabulary is an advantage
• Proficiency in Microsoft Office; experience with logistics management systems is preferred
• Detail-oriented, well-organized, and capable of managing high-value, time-sensitive shipments
• Strong interpersonal skills and ability to work effectively in a cross-functional and multinational team

Benefits:

• Competitive salary and performance-based bonus
• Full insurance and benefits in accordance with Vietnamese labor law
• Opportunities to work with international suppliers and major industrial clients
• On job training and professional development in logistics, commercial processes, and project coordination